대부분의 회사는 직원들이 따라야 할 특정 정책과 인쇄 된 절차서를 가지고 있지만 청소 업무는 모든 일을하는 동안 파트 타임으로 시작되었을 수 있습니다. 대부분의 경우, 서면으로 된 것은 없습니다. 수 많은 다른 작업으로 인해 천 쪽을 길들이기 때문에 절차를 서면으로 작성하는 것이 :할 일:목록의 상단에 놓이지 않을 가능성이 큽니다. 그러나 휴가를 가고 싶다면 어떻게됩니까? 아니면 아프거나 다쳤습니까? 청소 비즈니스를위한 정책 및 절차서를 작성하면 병이 났거나 부상 당했을 때 또는 많은 시간을 할애하기로 결정한 경우 사업을 계속할 수 있습니다..
SOP 5 단계 : 표준 운영 절차 작성 방법 【Excel 템플리트】
그렇다면 비즈니스 운영을 유지하기 위해 수행하는 절차를 어떻게 작성 하시겠습니까? 이 작업이 중요한 작업임을 깨닫기 시작하십시오. 다음은 청소 비즈니스를위한 절차 안내서를 작성하는 데 도움이되는 몇 가지 팁입니다.
1. 앉아서 한 번에 설명서를 작성하지 마십시오. 당신은 실망하게 될 것이며 문서를 제쳐두고 다시 설정하지 않을 것입니다. 이 프로젝트를 한 번에 해결할 필요는 없습니다. 대신, 매일 또는 일주일에 한 번 블록을 따로 설정하여 설명서를 작성하십시오.
2. 설명서를 Microsoft Word 문서로 설정하고 암호로 보호하십시오. Microsoft Word는 사용하기 쉬운 프로그램이며 쉽게 변경할 수 있습니다. 문서를 암호로 보호하면 다른 사람이 액세스 할 수 없게됩니다. 너에게 무언가가 생길 경우에 대비하여 배우자 나 신병 보조원과 패스워드를 공유하도록하십시오..
3. 설명서에 기본 정보를 넣어 시작하십시오. 이것은 귀하가 청소 사업을 시작하고 운영하는 데 필요한 정보이며 귀하의 사무실에 관한 수많은 문서에 흩어져있을 것입니다. 문서화하고자하는 정보에는 사업장 주소, 전자 메일, 전화 번호, 팩스 번호, 변호사의 성명 및 주소, 회계사 이름 및 주소, 은행 계좌 정보, EIN (Employee Identification Number), 판매 세 등이 포함됩니다. 번호 및 신용 카드 정보.
4. 귀하의 비즈니스를위한 특정 작업을 할 때 청구서 발송, 판매 전화 걸기 등의 작업을 수행 할 때 귀하의 절차를 기록하십시오. 정기적으로 수행해야하는 특정 작업 또는 비즈니스에 중요한 다른 작업이있는 경우 절차를 문서화해야합니다. 특정 절차를 테이프 레코더에 넣고이를 복사 할 수도 있습니다.
5. 조수, 부기 또는 영업 사원과 같은 다른 사람들이 당신을 도울 수 있다면, 그들이하는 일을 문서화하게하십시오. 예를 들어, 귀하의 회계 장부가 판매 세를 지불 할 책임이 있다면, 세금이 부과되는 곳,가는 곳, 질문이있을 때 전화하는 사람과 같은 모든 관련 정보를 적어 두어야합니다. 모든 절차에 사용하는 간단한 템플릿을 만들어서 설명서의 일관성을 유지하십시오. 다음은 섹션의 형식에 대한 예제입니다.
1. 업데이트 된 날짜 : _________________
2. 업데이트 기준 : ___________________
3. ____________________________________에 필요한 절차
4. 단계별 절차 목록을 나열하십시오.
채워진 페이지는 다음과 같이 보일 수 있습니다.
업데이트 된 날짜 : 9/15/06
업데이트 : John Jones
음성 메일 확인 절차.
- 전화 555-5555
- 메시지를 중지하려면 # 키를 누릅니다.
- 코드 입력 : 9156
- 메시지 듣기
- 메시지를 삭제하려면 3을 누르고, 메시지를 저장하려면 7을 누릅니다.
아래 나열된 항목은 청소 비즈니스 절차 안내서에 포함시키기를 원할 것입니다. 이것은 단지 일반적인 목록 일뿐입니다. 자신의 설명서를 작성하는 첫 번째 단계 중 하나는 포함해야하는 정보를 결정하는 것입니다.
- 중요한 연락처 정보.
- 고객 연락처 정보 및 계약 정보.
- 계좌 번호 및 비밀번호.
- 공급 업체 목록.
- 법률 정보
- 사업체 유형, 중요한 계좌 번호.
- 컴퓨터 절차, 소프트웨어 및 제품 ID, 백업 시스템.
- 웹 사이트 디자이너, 도메인 이름에 대한 웹 사이트 호스트 및 등록 기관.
- 부기 절차.
- 세금 납부 절차.
- 급여 절차.
- 직원 평가 절차.
- 장비 보증 및 서비스 정보를 구할 수있는 곳. MSDS 시트를 찾을 수있는 곳을 포함한 안전 프로그램 정보.
매뉴얼을 작성하는 가장 쉬운 방법은 문서화해야하는 청소 회사를 위해 귀하와 다른 사람들이하는 모든 일람을 작성하는 것입니다. 이러한 항목 중 일부를 다른 사람에게 위임 할 수 있다면 그렇게하십시오! 그렇게하면 훨씬 쉽게 작업을 할 수 있습니다. 청소 비즈니스에 적합한 템플릿을 작성한 다음 공란을 채우기 시작합니다. 그것을 알기도 전에 설명서가 완성 될 것입니다. 그것을 인쇄하고 참조 용으로 사용할 수 있도록 3 링 바인더에 넣으십시오. 그런 다음 어떤 이유로 든 일할 수 없거나 마침내 휴가를 가지기를 원한다면 절차가 마련되어 클리닝 비즈니스가 부재시 효율적으로 운영 될 수 있습니다.