비즈니스 서신 작성은 잊혀진 예술입니다. 인터넷은 우리를 게으른 작가로 만들었습니다. 몇 번의 키 입력으로 컨텐트에 대해 많이 생각하지 않고 짧은 전자 메일을 시작할 수 있습니다. 자신의 전자 메일을 검토하고 오자, 불완전한 문장, 서식 오류 및 문법 오류를 발견 한 적이 있습니까? 보통 우리는 우리의 게으른 글쓰기가 우리의 전자 메일에 부정적인 영향을 미칠 수 있다고 생각하지 않습니다. 다른 사람들은 항상 같은 유형의 쓰레기를 전자 메일로 보냅니다. 그러나 여전히, 비열한 전자 메일을 쓰는 것은 항상 온라인이나 오프라인으로 게으른 작가가되는 변명을해서는 안됩니다..
비즈니스 서신 작성 방법
비즈니스 편지를 쓰는 것은 비즈니스 사람이 소유 할 수있는 최고의 기술 중 하나 일 수 있습니다. 특히 소수의 사람들이 소유하고있는 시간 동안. 다음 팁은 귀하가 더 나은 비즈니스 서신을 작성하는 데 도움이됩니다. 형식, 스타일 및 톤의 관점에서 더 나은 비즈니스 전자 메일을 작성하기 위해 이러한 원칙을 적용 할 수도 있습니다.
구성 요소 및 포맷
모든 비즈니스 서신은 다음 순서로 구성됩니다.
날짜
수취인의 이름과 주소
인사말
개막 단락
신체
결말 단락
폐쇄
귀하의 이름과 주소
서식의 스타일에 따라 이러한 요소가 페이지에 어떻게 배치되는지가 결정됩니다. 세 가지 가장 일반적인 서식 스타일은 다음과 같습니다.
BLOCK : 글자의 각 부분은 왼쪽 맞춤이고, 텍스트는 한 칸 배치됩니다. 단, 두 칸 간격의 단락은 제외됩니다.
수정 된 블록 : 여는, 본문 및 닫는 단락은 왼쪽에서 오른쪽으로 한 칸으로 표시되지만 날짜, 닫기 및 인사말은 가운데 맞춤으로 정렬됩니다..
SEMI-BLOCK : 수정 된 블록과 정확히 같습니다. 각 단락은 들여 쓰기가되며 왼쪽 맞춤은 제외됩니다..
어떤 스타일을 선택하든 관계없이 글꼴을 고려해야합니다. 공상적인 글꼴은 때때로 읽을 수 없기 때문에 선택이 중요합니다. 가장 보편적으로 사용되고 널리 받아 들여지는 글꼴은 Times New Roman, 크기 12입니다.이 글꼴은 읽기 쉽고 전문적이며 보편적으로 비즈니스 서신에 사용됩니다. 그러나 자유를 취할 수있는 가능성 밖의 것은 아닙니다. 모든 읽을 수있는 글꼴 (Arial, Verdana, Helvetica)을 실제로 사용할 수 있지만 항상받는 사람이보고 싶어하는 것을 고려하십시오.
문단 개방
귀하의 비즈니스 서신의 주요 요점은 독자의 관심을 사로 잡는 것이므로, 수령인의 관심을 끄는 첫 번째 (그리고 때로는 오직) 기회에 초점을 맞추어야합니다. 오프닝은 전체 편지의 음색을 설정하기 때문에 가능한 한 강력하고 특성이 있어야합니다.
요점을 바로 잡으십시오. 귀하의 수신자는 불필요한 정보가 필요하지 않습니다. 그것들이 그들과 관련이 없거나 지루하지 않으면 그들은 단지 읽는 것을 멈출 것입니다..
clich로 시작하지 않습니까? 나는 ~ 때문에 쓰는 중입니다 ...? 또는?과 관련하여 ...?. 이것은 어디서부터 시작해야할지 모르시는 것 같습니다. 진정한 메시지는 그 구절이 끝날 때까지 시작되지 않을 것입니다. 그래서 불필요하고 무의미한 단어들을 제거하지 않습니까??
강력하고 활동적인 동사를 사용하십시오. 이것은 독자에게 초점을 유지하고 편지를 훨씬 더 흥미있게 만듭니다. 예를 들어, 작성하는 대신에?이 제안은 짧은 기간 동안 연장됩니다. 우리가이 제안을 너에게 간략하게 연장하고있어. 얼마나 쉬워 지는지 보아라.?
길게 지내지 마십시오. 시작과 끝을 짧게 유지하고, 가능한 최상의 단어를 사용하고, 독자가 편지의 요점을 위해 일하게하지 마십시오..
신체
이것은 편지의 고기로 입구에 소개 된 아이디어를 완전히 설명합니다. 여기서 힘을 잃는 것은 쉽지만이 부분은 오프닝만큼 강해야합니다..
이야기처럼 쓰십시오. 이것은 비공식적 인 속어 나 욕설을 사용하는 것을 의미하지는 않지만 왜 사업이 진부하고 지루할 때 말하는가? 기회는 당신은 19 세기 영국 신사가 아니므로, 그렇게 쓰지 마십시오! 대화를 사용하면서도 존경스럽고 존중하며 실제로 말한 것과 비슷한 방식으로 말을 시도하십시오..
요점을 잃지 마십시오. 대면 채팅을위한 기분 전환을 저장하십시오. 당신은 짧은 시간에 독자의 관심을 유지할 수 있으며, 오프 포인트 문장은 독자에게 하품을 할 시간을주고 문자를 적어 놓을 것입니다. 글을 쓰기 전에 작성해야 할 사항을 적어두고 붙이십시오..
관련 정보를 함께 보관하십시오. 마지막 단계를 마칠 때까지 다른 지점으로 이동하지 마시고, 주제를 우연히 산란시키려는 충동에 저항하십시오. 더 적은 것 및 당신은 집중의 아무 감도없이 어슬렁 거리는 것처럼 보일 것이다..
pedantic을하지 마십시오. 물론, 우리의 어휘를 과시하는 것은 좋지만, 작은 단어가 더 효과적이고 가독성이 있다면 큰 단어는 중요하지 않습니다. 시소러스를 멀리두고 친숙한 언어 사용.
닫는 문단
이 단락은 독자가 볼 수있는 문장의 마지막 문자열이므로 나머지 문자만큼 강해야합니다.
짧게 보관하십시오. 마지막 단락은 단순한 언어로 이미 작성한 내용을 간단하게 다시 말하면서 편지의 가장 간단한 부분이 될 수 있습니다. 귀하의 요점을 다시 말하고 서명하십시오..
지글 거리지 마십시오. 종결 단락을 빨리 종결 시키거나 다른 문장을 정확하게 복제하는 것은 유혹입니다. 왜냐하면 나머지 단락에서 이미 열심히 일했기 때문입니다. 그 충동에 저항하십시오 - 결말을 강하게 지키고 회화 적 분위기를 유지하십시오.
당신의 의도에 대해 명확히하십시오. 이메일 응답이나 비즈니스 미팅을 원할 경우이를 명확하게하십시오. 독자가 독자가 원하는 것을 알지 못하거나 여기에서 진행하는 방법을 모르는 경우 편지의 요점을 잃게됩니다..
진부 해지지 마십시오. 전형적인 clich를 피하십시오? 결말은? 미리 감사드립니다 ...? 또는? 전화하기를 주저하지 마십시오 ...? 이것은 약한 메모에 비즈니스 편지를 끝냅니다. 일반적인 비즈니스 언어에 속지 않고 가능한 한 직접적이고 창조적이어야합니다..