프로세스 맵핑 및 재 설계 프로세스
모든 조직은 본질적으로 기술 및 사회적 프로세스의 모음입니다. 이러한 프로세스는 회사가 수행하는 전형적인 비즈니스 활동으로 가치를 창출하고 고객의 요구를 충족 시키며 수입을 창출합니다. 의심의 여지가 없다.
리엔지니어링 노력을 통해 회사는 품질, 서비스, 생산성 및 수익성을 획기적으로 향상시킬 것이라는 약속을 추구합니다. 이 :리엔지니어링 혁명:의 가장 중요한 효과는 비즈니스 프로세스에 중점을두고 인식을 높이는 데 있습니다. 80 년대에 미국에서 ';품질 혁명';이있었습니다. 미국 기업들은 TQM (Total Quality Management) 및 지속적인 개선에 수백만 달러와 노력 시간을 보냈습니다. 90 년대가 다가옴에 따라 공정 리엔지니어링이 유행을 시작했고 (ISO 9001, 식스 시그마, 린과 함께) 다시 기업들이 계속해서 크게 투자했습니다. 그럼에도 불구하고이 모든 것을 통해 핵심 기본 사항으로 생각할 수있는 부분에 대해서는 거의 관심을 기울이지 않았습니다. 프로세스 최적화는 프로세스 설계 방식뿐만 아니라 관리 방식에 따라 달라집니다. 모든 조직은 본질적으로 기술 및 사회적 프로세스의 모음입니다. 이러한 프로세스는 회사가 수행하는 전형적인 비즈니스 활동으로 가치를 창출하고 고객의 요구를 충족 시키며 수입을 창출합니다. 회사의 프로세스를 관리하는 것이 조직 성공의 열쇠임을 의심 할 여지가 없습니다. 축구가 그렇듯이, 실행에 결함이 있으면 최상의 플레이 북조차도 쓸모가 없습니다. 성공적인 프로세스 관리를 위해서는 지속적인 비즈니스 환경에서 경쟁력을 유지하기 위해 지속적으로 문서화, 분석 및 개선 노력을 기울여 합리화 및 재 설계해야합니다. 조직의 프로세스를 평가하고 관리하는 데 사용할 수있는 여러 가지 비즈니스 모델링 및 시뮬레이션 도구가 있지만 모든 프로세스 입력, 트랜잭션, 출력 및 각각의 상호 관계를 기본으로 철저히 이해해야합니다. 일단 정의되면 다음을 수행 할 수 있습니다. 1. 회사의 자체 :비즈니스 시스템:에서 프로세스가 상호 작용하는 방식을 이해합니다. 2. 시스템 문제를 일으키는 프로세스 결함을 찾습니다. 3. 사회적 시스템 실패로 인한 기술 프로세스 실패를 확인합니다. 4. 어떤 활동이 고객에게 가치를 더하는지 평가하십시오. 5. 업무 흐름을 간소화하고 개선하십시오. 6. 재 설계해야하는 프로세스 및 / 또는 재구성해야 할 영역을 식별합니다. 7. 효율성과 고객 만족도를 향상시킵니다. 필요에 따라 프로세스가 수행되지 않으면 우리는 격차, 위기, 화재가 발생합니다. 이 모든 용어는 긴박감을 의미합니다. 대부분의 문제 해결사의 경향은 화염 (갭)을 찾아 내고 소등하는 데 필요한 모든 조치를 취하는 것입니다. 더 나쁜 것은, 어떤 사람들은 화재로 인한 연기 만 보게되고 연기의 피해를 최소화하기 위해 :주위를 피하는:일을하는 경향이 있습니다. 이것을 위해 우리는 칭찬 받고 보상을 받는다. 따라서 우리는 극도로 능숙한 소방관이되었습니다. 불행히도 화염을 소화한다고해서 반드시 화재가 발생하는 연료의 흐름이 제거되는 것은 아닙니다. 우리의 신속한 문제 해결은 즉각적인 위기를 해결하지만 프로세스에 :해결 방법:또는 :반창고:를 추가합니다. 이러한 가치없는 추가 단계는 간격을 좁히거나 단열시킬 수 있지만 근본 원인은 그대로 둡니다. 시간과 스트레스를받는 반창고는 떨어져 나가 조직을 위험에 빠뜨리는 경향이 있습니다. 불이 돌아오고 우리가 그럴 여유가 없을 때가 가장 가능성이 높습니다. 연료를 없애기 위해 프로세스를 개선하기위한 4 가지 단계가 있습니다. 값 스트림 매핑, 프로세스 매핑, 갭 원점 정의 및 갭 클로저입니다. 자세한 내용은 www.pinnacleeg.com을 방문하십시오. 프로세스 매핑 방법 비즈니스 전문가들은 동기를 부여받은 직원이 생산적인 직원이라는 것을 수년 동안 인식 해 왔습니다. 주요 연구 결과가 보여 주듯이 이것은 국제적 경계를 넘어서 사실입니다. Towers Perrin, BlessingWhite 및 Gallup Consulting과 같은 연구 기관에서 실시한 연구는 조직의 직원 참여 수준과 비즈니스 목표 달성 능력간에 강력한 상관 관계를 일관되게 나타냅니다.
직원의 결심 수준에 기여하는 조직적 요인과 개인적 요인이 많이 있습니다. 직원의 동기와 효과를 높이기위한 강력하지만 자주 사용되지 않는 방법 중 하나는 비즈니스 프로세스를 매핑하는 것입니다. 프로세스 맵핑은 내부 또는 외부 고객 모두에게 제품 또는 서비스를 제공하는 데 사용되는 단계를 간단한 그래픽 형식으로 식별하고 표현하는 것을 수반합니다. 매핑 프로세스는 모든 품질 이니셔티브의 핵심 활동입니다. 그리고 그것은 이상한 일이 아닙니다. 이해할 수없는 것을 향상시킬 수는 없습니다..
많은 조직에서는 잘못 정의되고 전달 된 프로세스로 인해 계속 고심하고 있습니다. 인보이스가 처리되는 방식, 고객 불만 처리 방식 또는 많은 조직에서 승인 된 엔지니어링 도면은 건전한 비즈니스 추론보다는 누가 수행했는지, 매주 어떤 요일에 따라 달라집니다. 이러한 프로세스와 역할의 명확성 결여로 인하여 직원의 동기 부여는 개인적인 특이성과 정치적 기동으로 인해 의사 결정을 대신합니다..
또한 연구 결과에 따르면 제품 결함 및 서비스 문제의 20 % 미만이 악성 직원, 기계 고장 및 원자재 불량과 같은 비 임의 요인으로 인한 것입니다. 다른 80 % 이상의 문제는 프로세스의 체계적인 결함으로 인한 것입니다. 따라서 비즈니스 프로세스를 매핑하는 작업은 상대적으로 간단하고 비용이 많이 드는 자본 지출을 필요로하지 않지만 비즈니스 효율성과 직원 헌신에 막대한 배당금을 지불합니다.
대기업과 중소기업 모두가 프로세스를 매핑 할 수 있도록 돕기 위해 비즈니스 프로세스를 명확히하고 직원들에게 동기를 부여하는 두 가지 요소를 우선적으로 추진했습니다. 다음은 프로세스 정의와 직원 참여 사이의 자연스런 시너지를 극대화하기위한 핵심 지침입니다.
매핑에서 실제로 작업 한 직원을 참여시킵니다.
실제 작업을 수행하는 직원은 각 프로세스의 세부 단계를 알기 가장 좋은 위치에 있습니다. 또한 조직의 일반적인 장애물과 병목 현상 및 주요 연락처를 잘 알고있어 일을 처리 할 수 있습니다. 관리자는 :전문가:로 간주되기를 바라고 나서 전방위 직원에게 목소리를 내야합니다. 그래서 매일 아침마다 문을 열고 매일 밤 다시 걸어 나가는 엄청난 경험을 활용하십시오. 새 프로세스 매핑 팀에 명시 적으로 직원을 초대하여 시작하십시오..
직원들이 자신의 프로세스를 매핑하는 것은 강력한 사기 진작입니다. 상호 목표 설정 외에도 직원의 마음과 마음을 사로 잡는 데 대해 내가 아는 강력한 방법이 없습니다. 브리핑을하는 동안 직원의 눈이 밝아지는 것을 보았습니다. 브리핑 세션에서 나는 훌륭한 일을하는 장애물을 찾아 내고 제거 할 수있는 기회를 제공했습니다. 대부분의 직원은 많은 일자리가있는 일상적인 소방에 지쳐 있습니다. 하나의 브리핑 세션에서 직원들은 열렬히 열렬히 응원하여 팀에 합류했습니다.!
프로세스 목표 및 입력 및 출력 확인
직장에서 새로운 의미를 갖기 시작합니다. 각 프로세스에 대해 프로세스 맵핑 팀에게 프로세스가 수행되는 이유와 각 프로세스의 예상 결과가 무엇인지 물어보십시오. 이는 부가가치가없는 활동을 제거하는 데 집중할 수있을뿐만 아니라 직원들에게 직장 생활의 목적 의식을 부여합니다. 일자리가 연결되지 않은 무의미한 활동 대신에, 직원들은 자신이하는 모든 일이 더 큰 목표를 달성하는 데 도움이된다는 것을 알기 시작합니다. 그래서 Joe Worker는 더 이상 상자를 하나의 선반에서 꺼내 다른 상자에 올려 놓지 않습니다. 그는웨어 하우스 팀이 고객에게 위젯을보다 빠르고 저렴하게 전달할 수 있도록웨어 하우스 공간 사용을 극대화하고 선택 시간을 줄입니다..
그런 다음 각 팀에게 각 프로세스의 입력과 예상 결과를 확인하도록 요청하십시오. 이렇게하면 시작하기 전에 각 프로세스가 필요로하는 것이 무엇인지 명확히 할 수 있습니다. 또한 다음 프로세스의 고객이 시작하기 전에 어떤 고객이 얻을 수 있는지 명확히합니다. 예를 들어, 결합 나사가 제공 될 때까지 위젯 어셈블리를 시작할 수 없다는 데 동의하면 많은 유휴 작업이 제거됩니다.
고객 및 공급 업체 요구 사항 파악
다음으로, 각 팀이 공급 업체와 고객이 각 프로세스에 대해 누구인지 알아 봅니다. 이 단계는 비즈니스 결과를 극대화하기 위해 공동 작업을해야하는 팀을 식별하기 때문에 중요합니다. 프로세스에 고객이없는 경우 유용하지 않으므로 제거하십시오. 프로세스에서 작업하는 모든 직원은 내부 고객 또는 외부 고객 또는 둘 모두를 지원해야합니다. 그런 다음 각 팀은 품질, 시간 턴 등 측면에서 고객이 원하는 것을 고객에게 물어봐야합니다. 예를 들어, 구매 팀의 내부 고객은 주문을 2 일 이내에 이행해야 할 수도 있습니다..
반대로 팀은 내부 및 외부 공급자가 자신의 프로세스를 효과적이고 효율적으로 수행하는 데 필요한 것이 무엇인지 명확히해야합니다. 구매 팀은 제출하기 전에 구매 주문의 모든 필드를 채우는 등 다른 부서를 요구할 수 있습니다.
자신의 로컬 프로세스가 광범위한 조직 프로세스 및 목표에 어떻게 부합 하는지를 파악함으로써 직원들은 :큰 그림:을 볼 수 있습니다. 많은 사람들에게 이것은 엄청난 힘을주고 동기를 부여합니다. 고객과 공급 업체를 끌어 들이고 전체 프로세스에 대한 책임을지는 것을 통해 직원, 감독자 및 관리자는 모두 같은 찬송가 시트에서 노래하기 시작합니다..
각 프로세스의 프로세스 소유자 식별
각 프로세스에 대해 프로세스 종료를 담당하는 프로세스 소유자를 지정하도록 팀에게 요청하십시오. 프로세스가 부서를 관할하는 모든 주요 프로세스가 그러 하듯이 프로세스 소유자는 이러한 부서에 걸친 의사 결정을 내릴 수있는 충분한 권한과 신뢰성을 가져야합니다. 분리 된 부서를 만드는 격납고 벽을 해체 할 수있는 효과적인 방법이 없다는 것을 알고 있습니다. 통신 라인이 열리면 직원들이보다 효율적이고 효과적으로 업무를 처리 할 수있게 될 것입니다..
프로세스 문서 배포
일단 프로세스가 문서화되면, 프로세스가 필요한 모든 사람들이 쉽게 접근 할 수 있도록하십시오. 문서가 다른 사람의 맨 아래 서랍에 숨겨져 있으면 조직의 모든 노력이 낭비됩니다. 운전원 기계에 부착하여 회사 인트라넷에 게시하거나 각 임원의 책상에있는 얇은 바인더에 넣어 두십시오. 사람들이 일을하고 정확하고 간결하며 쉽게 이해할 수있는 곳에 두십시오. 모든 직원에게 공정지도를 읽고 최신 상태로 유지하는 방법을 교육하십시오. 새로 동기를 부여받은 직원은 문서를 사용할 수 없으면 금방 풀려날 것입니다..
경영진의 약속을 지키고 팀을 훈련 시키십시오.
비즈니스 프로세스를 맵핑해도 자본 지출이 많이 들지는 않지만, 협업 된 노력이 필요합니다. 프로젝트에 대한 지원과 헌신을 보여줄 수있는 관리 팀을 확보하십시오. 여기에는 정기적 인 프로젝트 진행 회의 개최 및 가장 생산적인 팀에 대한 보람이 포함됩니다. 관리 지원이 단편적인 것으로 보일 때 또는 원만하게 제공되는 경우 팀은 신앙과 에너지를 빠르게 잃어 버리게됩니다. 팀 리더는 필요한 대인 관계 및 분석 사고 기술을 갖추는 동시에 효과적으로 조직하고 시간을 관리 할 수 있어야합니다. 각 팀은 다양한 능력이 필요합니다. 창의력을 발휘하고, 팀을 묶고, 업무를 수행 할 수있는 사람들. 이러한 기술이 부족한 곳에서는 배워야합니다. 팀과 팀 리더들을 훈련시키는 것을 망설이지 마십시오. 그러한 팀이 다음 지도자 선 개발을위한 비옥 한 토양으로 판명됨에 따라 이는 매우 현명한 약속입니다..
추가 개선의 기초로 사용
비즈니스 프로세스 리엔지니어링은 80 년대와 90 년대에 큰 인기를 끌었습니다. 이러한 리엔지니어링 노력의 공통된 목표는 새로운 프로세스에서 수작업 단계를 현저하게 줄여야하는 급진적 인 기술 구현이었습니다. 이러한 경우 결과적으로 무자비한 다운 사이징은 직원 사기의 급격한 하락으로 이어졌습니다. 그다지 잘 알려지지 않은 점은 처음 프로세스를 프로세스함으로써 조직은 직원의 열정과 비즈니스 효율성을 획기적으로 향상시킬 수 있다는 것입니다.
초기에 조직의 핵심 프로세스를 매핑하면 얻을 수있는 이점이 많이 있습니다. 제가 함께 일한 모든 팀은 개선을위한 많은 분야를 밝혀 냈습니다. 한 팀은 재고 품목 분실을 획기적으로 줄였으며 다른 한 팀은 전자 회로 모듈의 통과율을 크게 향상 시켰습니다.
핵심 프로세스를 매핑하면 탁월한 유도 및 교육 리소스를 얻을 수 있습니다. 그러나 그 유틸리티는 거기서 멈추지 않습니다. 프로세스 맵은 이제 지속적인 프로세스 개선을위한 합의 된 기준선의 역할을합니다. 프로세스 매핑 팀을 지속적인 개선 팀으로 바꿔 직원들이 정서적으로 조직에 참여하고 있으며 공통 조직 목표를 향해 계속 노력할 수 있도록 동기를 부여하십시오..
© Leslie Allan. 판권 소유.
프로세스 매핑