중요한 결정은 스프레드 시트의 데이터 출력을 기반으로 할 수 있습니다. 예를 들어, 회계 스프레드 시트는 회사의 재무 기록을 설명 할뿐만 아니라 미래를 예측합니다. 처음에는 중요하지 않은 것으로 보이는 작은 오류는 쉽게 완전히 잘못된 재무 그림을 제공 할 수 있습니다. 이런 이유로 하나의 작은 오류만으로도 재앙을 불러올 수 있습니다..
대부분의 오류를 감지하고 수정할 수있는 방법이 있지만 절대 안전한 시스템은 없습니다. 신중한 사용자는이 위험에주의를 기울여야하며 사용 가능한 모든 도구를 사용하여이를 탐지 할 수있는 소프트웨어 교육을 수행해야합니다. 오류를 확인하고 오류가 발생할 가능성을 최소화하는 6 가지 방법이 아래에 나와 있습니다.
직장에서 오류를 줄이는 방법.
유효성 검사 도구
데이터 메뉴의 유효성 검사 옵션을 사용하면 정교한 소프트웨어 코드를 작성하지 않고 입력 범위 검사를 수행 할 수 있습니다. 유효성을 검사 할 데이터 유형 (예 : 정수, 날짜)과 입력 데이터의 상위 및 하위 값을 선택할 수있는 옵션이 있습니다. 그런 다음 Excel은 데이터가이 범위 내에 있는지 확인합니다. 개발 한 유효성 검사 규칙은 나중에 다른 시트 나 통합 문서에 저장하여 사용할 수도 있습니다..
수식 검토하기
편집 메뉴는 수식의 오류를 찾는 데 사용할 수 있습니다. 그들이 의도 한 바를 계산하고 있는지를 확인하지는 않지만, 최소한 텍스트 문법을 참조하는 수식과 같은 간단한 구문 오류는 없는지 적어도 확인할 수 있습니다. 오류 메시지가 나타나면 아래에 설명 된 감사 도구를 사용하여 오류의 출처를 추적 할 수 있습니다.
감사 도구 모음
감사 도구 모음은 오류의 출처를 추적하는 데 도움이됩니다. 메시지가 포함 된 셀을 활성화하고 도구 모음에서 추적 오류 기호를 누르면 오류 메시지가 나타납니다. Excel은 해당 셀에 연결된 모든 셀을 강조 표시하는 화살표를 그립니다. 빨간색 화살표는 오류를 전파하는 셀을 나타내고 파란색 화살표는 올바른 입력 값을 나타냅니다. 따라서 오류의 원인은 파란색 화살표가 들어가는 셀이지만 빨간색 화살표가 나오는 셀입니다..
설명 주석 추가하기
설명문을 셀에 추가하고 셀 이름을 사용하면 오류를 최소화하고 가독성을 높일 수 있습니다. 주석은 항상 표시되도록 설정하거나 커서가 커서를 지나갈 때 전체 주석으로 확장되는 표시기로 표시되도록 설정할 수 있습니다.
반올림 옵션 사용 안 함
반올림 옵션을 사용하더라도 스프레드 시트에 포함 된 데이터는 변경되지 않지만 숫자가 표시되는 방식에는 영향을줍니다. 혼란은 일부 숫자가 반올림되거나 다른 숫자가 반올림되거나 반올림이 다른 방식으로 표시 될 때 발생할 수 있습니다. 스프레드 시트 모델을 만들 때 반올림 옵션을 해제하고 일관된 소수 자릿수를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 십진수 일관성을 유지하지 못하면 자극적이며 혼란스러운 결과를 초래할 수 있으며 오류를 가릴 수 있습니다.
보다 효율적으로 작업하십시오.
대부분의 사람들은 너무 많은 통합 문서를 만들고, 통합 문서 간 링크가 너무 많이 들어있는 복잡한 보고서를 준비하고 실수로 수식을 사용하여 비효율적으로 Excel을 사용합니다. 즉, 이러한 스프레드 시트를 업데이트하고 감사하는 데 많은 시간을 소비해야합니다. 보다 효율적으로 작업 할 수있는 몇 가지 기본 Excel 교육 방법을 완료함으로써 오류를 도입 할 가능성을 줄이고 오류가있을 경우이를 탐지하는 프로세스를 단순화 할 수 있습니다..