크기는 중요하지 않습니다. 메모와 같은 경우입니다. 상대적으로 짧은 문서 하나가 그렇게 큰 고통을 줄 수 있다는 것이 놀랍지 않습니까? 메모는 간과 된 Office 문서입니다. 우리는 종이에 나오는 단어의 양이 가장 적을수록 중요성이 가장 적은 것으로 가정합니다. 우리가 얼마나 틀린 지. 메모는 브래드 피트 (Brad Pitt)가 서명 한 10 페이지짜리 비즈니스 서신만큼 중요합니다. 잘 쓰지 않은 메모는 독자들 (실제로 다시 일하기를 원함)과 발신자에게 피해를 줄 수 있습니다 (그 사람이 어떻게 그렇게 부주의하게 들릴 수 있는지 전혀 알지 못합니다). 간결하고 효과적인 메모를 작성하는 법은 모든 비즈니스 사람에게 필수적인 기술입니다. 다음 팁은 강력하고 읽기 쉬운 메모를 작성하는 방법을 보여줍니다..
회의록 작성 방법
하지만 짧지 만
메모의 가장 일반적인 문제는 길이입니다. 화제와 관계없이, 메모는 두 페이지 이상이어서는 안됩니다. 더 이상 길지 않고 메모가 보고서처럼 흘러 나오기 시작합니다. 부서에있는 모든 사람을 책망하지 않는다면 공격적이거나 무례 할 이유가 없습니다. 짧게하고 정중하며 최대한 빨리.
CLICH에서 멀리 떨어져있어 라.?
과도하게 사용 된 문구는 무엇입니까? 불편을 끼쳐 드려 죄송합니다 ...? 그리고? 우리에게 연락하는 것을 망설이지 말라. ..? 막연한 것이 아닌가? 그들은 애매 모호하다. 그런 진부한 문구를 사용하면 독자가 독자적으로 다르게 표현하거나 원격으로 개성을 표현할만큼주의하지 않는다는 것을 보여줍니다. 시도해 볼까요? 죄송합니다 ...? 아니면? 전화 해줘 ...? 대신. 기억하십시오. 여러분은이 사람들을 알고 있습니다.!
즉시 포인트 만들기
독자가 무엇을 필요로하는지 모호한 결론으로 끝나기 전에 문제를 한 마디로 논의하는 대신 첫 번째 문장의 요점을 읽으십시오. 독자는 독자가 이미 알고있는 내용을 이미 알고있는 경우 계속 독서 할 가능성이 높습니다..
사람들에 초점
수동 동사 사용을 피하십시오. 대명사를 거의 사용하지 않는 문장은 피하십시오. 메모는 I, 당신, 우리, 우리를 자주 사용하여 독자와 독자 모두에게 집중하십시오. 그것은 훨씬 더 직접적이고 개인적인 것이며 독자가 마치 그들과 함께있는 것처럼 느껴지게합니다..
대화식으로 유지하십시오.
이야기 할 때 또는 가능한 한 가깝게 글을 쓸 수 있도록 노력하십시오. 짧은 문장, 익숙한 단어 및 수축을 사용하십시오. 쓰기 후에 큰 소리로 메모를 읽으십시오. 너처럼 들리니? 실제로 이런 말을 해 주시겠습니까? 그렇지 않다면 가장 가까운 근사치를 얻을 때까지 수정하십시오. 독자와 어리석은 문장으로 거리를 두지 마세요..
귀하의 필요를 충족 시키십시오.
독자에게 무엇이 필요합니까? 언제 어떻게 필요합니까? 포인트를 요약하여 메모를 닫고 가능한 정확하게 구체적으로 무엇을 원하는지 확인하십시오. 독자가 추측하지 못하게하십시오. 오후 2 시까 지 이메일을 통한 답변이 필요하면 바로 말씀하십시오. 가능한 예의 바르게 여기십시오. 응답을 위해 소리 치는 것보다 더 많은 것을 끄는 것은 아무것도 없습니다..