';종이없는 사무실';의 세계에서 파일과 폴더는 폐기되어야합니다. 모든 비즈니스는 :방법:을 통해 레코드를 관리하고 문서를 구성해야합니다. 중소기업 소유주는 어떤 것을 던지기가 너무 두렵습니다. 따라서 파일 폴더, 저장 상자 및 궁극적으로 종이 눈사태의 과부하가 발생합니다.
사업주는 무엇을 보관해야할지 결정할 필요가 없도록 모든 것을 유지하려는 경향이 있습니다. 시간이 지나면 창고 문을 열 수 없으며 필요한 모든 문서를 찾기 위해 희망을 잃었습니다. 생산성 저하 또는 비즈니스 운영 중단을 방지하기 위해 사물을 정리 한 상태로 유지하는 것은 경영진의 책임입니다.
정리하는 방법 : 사무실
:대부분의 중소기업은 너무 늦을 때까지 자신의 서류를 처리하지 않습니다.:라고 사무 효율성에 관한 유명한 저자 인 Barbara Hemphill은 말했습니다. 서류가 쌓이고 서류를 찾을 수 없습니다. 경영진과 소유주가 시간 관리에 대해 더 많이 알게되면 서류 작업이 그 자리에있게됩니다..
조직의 첫 걸음
사무실 청소 일을 선언함으로써 시작하십시오. 모든 직원은 사무실에있는 모든 서류를 정리하고 정리해야합니다. 당신이 일반적으로 어떤 산만 함을 피하기 위해 폐쇄되는 하루에 가능한 모든 일정에. 결과를보고 나면 하루 동안 직원에게 초과 근무비를 지불하는 것이 좋습니다..
혼자서 사무실을 구성하는 것이 가능하며 일부 청실한 기업가도 과제 수행을 위해 하루를 따로두고있는 것으로 알려져 있습니다..
책상 꼭대기에 서류가 있어야합니다. 제목과 날짜로 구성하십시오. 정렬이 끝나면 모든 것을 적절한 위치에 두어야합니다. 서류 작업을 위해 파일 폴더가 존재하지 않으면 몇 가지 파일 폴더를 만들어서 사용할 수 있습니다..
다음으로 손익 계산서, 비용 영수증을 찾아 적절히 정렬하십시오. 귀하의 회계 처리가 우선되어야합니다. 현재까지 회계 시스템 또는 원장에 거래를 기록하십시오. 당신이 나를 좋아한다면, 거래를 시작하는 대부분의 하루를 보낼 수 있습니다. 대신, 당신이 쉽게 픽업 할 수있는 시간에 끝내라..
문서 작업을 폴더로 구성하면 보관을 위해 모든 문서를 저장하기 위해 일부 상자 또는 일부 상자가 필요할 것입니다. 파일을 저장하는 특별한 방법은 자연스럽게 비즈니스의 성격에 따라 결정됩니다. 그러나 귀하가 운영하는 비즈니스 유형에 관계없이 모든 회사는 미지급금과 미수금을 동시에 신고해야합니다. 중요한 것은 당신이 당신의 파일링을위한 어떤 종류의 시스템을 가지고 있다는 것입니다.
컴퓨터 화 된 문서
이 두 가지 위험 중 하나가 중요한 문서에 도달하면 화재 나 물로 인해 비즈니스가 혼란에 빠질 수 있습니다. 기업은 물리적 문서를 디지털화 할 수 있도록 스캐너에 투자하여 이러한 위험을 극복했습니다..
컴퓨터 문서는 쉽게 접근 할 수 있으며 CD 또는 3.5 :플로피에 쉽게 파일 할 수 있습니다. 물론 첨단 기술을 원한다면 외부 하드 드라이브를 사용하여 문서를 저장할 수 있습니다 .CD, 플로피 및 외장 하드 드라이브 화재 방지 금고에 보관하거나 구내에서 보관해야합니다..
온라인 자동 백업 서비스도 제공됩니다. 적은 비용으로 컴퓨터 문서를 오프 사이트 시스템에 백업 할 수 있습니다. 이것은 재무 기록에 우수합니다. 재무 시스템없이 백업 시스템이 없어야합니다..
Hemphill은 :일상 업무를 수행하는 능력은 적시에 올바른 정보를 찾을 수있는 능력과 직접적으로 관련이 있습니다.: 귀하의 사무실이 현재 조직되어 있지 않다면 귀하의 최우선 과제로 삼으십시오. 앞으로 시간과 돈을 절약 할 것입니다..