불만 편지는 민감한 글자 일 수 있습니다. 전문적인 프리젠 테이션을 거의 고려하지 않고, 그들은 방어 적 또는 거부 적 반응 만 이끌어 낼 것 같다. 편지를받는 사람들에게 긍정적 인 행동을 촉구하는 대신 불만 사항이 무시되거나 분개 될 가능성이 더 큽니다..
차분함은 불만 제기 서를 작성할 때 유용합니다. 케이블 제공 업체, 사무국 관리자 또는 지역 사회 단체에 서면 서면으로 분노한 편지는 분명하고 간결하며 유효한 포인트로 작성하는 것보다 원하는 것을 얻는 데 덜 효과적입니다..
고소장 서
긍정적으로 시작
기업과 대부분의 사람들은 일반적으로 논쟁과 분쟁에 연루되는 대신 평화롭게 공존하는 것을 선호합니다. 상대방이 당신이하는 것처럼 문제를 해결하는 것 이상을 원할 것임을 아십시오..
명확하게 쓰기
당신이 옷깃 아래 뜨거울 때 편지를 쓰는 대신 편지를 쓰기 전에 감정을 전달하십시오. 당신이 할 때, 당신의 점을 명확하게하십시오. 가능한 한 모호하지 않도록 불만 사항을 목록으로 요약하십시오. 영어 문법 소프트웨어를 사용하여 오해를 피하기 위해 단어가 올바르게 표현되도록하십시오..
손에 쥐고있는 주제에 충실하다.
많은 사람들이 불만 편지를 쓸 때 관련없는 주제에 관해서 실수하는 실수를합니다. 불만 사항의 초점이 좁을수록 상대방이 문제를 파악하고 해결 방법을 조속히 찾을 수 있습니다..
후속 조치
참으십시오. 문제가있는 회사와 거래하는 경우 매일 수십 건의 불만을 접수 할 가능성이 있습니다. 일주일 정도 기다려주십시오 (문제가 오래 기다릴 수있는 경우). 답변을받지 못하면 다른 편지로 후속 조치를 취하십시오..
서면 통신은 중요합니다.
하나는 서면 문서가 오해의 소지로 이어질 수있는 구두 지시보다 이해하기 쉽습니다. 둘째, 서면으로 작성된 문서와 편지는 명확하게하려는 것이있는 경우 다시 참조 할 수있는 내용을 제공합니다. 마지막으로, 의사 소통에 대한 문서화 된 기록을 보관할 수 있습니다. 언제 어디서나 누군가가 책임을 져야 할 필요가있을 때 찾아 볼 수 있습니다.
다른 사람이 상황을 사진으로 찍거나 필요한 조치를 취할 수 있도록 충분한 정보를 제공하는 것을 잊지 마십시오. 간단한 지시 나 같이 회의 일정을 잡을 수 있니? 좀처럼 충분하지 않습니다. 누가 회의에 참석할 것인가? 언제 그걸 잡고 싶어? 회의는 무엇에 관한 것인가??
계약자가 주문을 완료하거나 메시지를 이해하기에 충분하도록 편지를 보내려면 관련 정보를 모두 포함해야합니다. 업무를 수행하기 위해 알아야 할 것들을 예상하는 것은 당신의 일의 일부분이어야합니다. 그렇지 않으면, 그들은 정말로 당신에게 마지막 시간 안에 정말로 시간을 절약하는 설명을 요구하는 이메일을 가지고 돌아올 것입니다..
또한 지침이 명확한 지 확인하십시오. 문법과 철자법 검사를 통해 문장이 혼란스럽지 않은지 또는 불완전한 생각을 담고 있는지 확인하십시오. 계약자 장소에서 자신을 상상해보십시오. 지금까지 작성한 내용을 기반으로 정보와 지침을 이해할 수 있습니까??