사실 과부하 된 스케줄을 갖는 것은 자랑 스러울 것이 없지만 여러 가지 책임이 있다는 사실을 잊을 수는 없습니다.
나는 교회를 목사로 쓴다.
나는 스포츠 클럽을 운영한다.
나는 캠프장 관리를 돕는다.
나는 약 50 개 사이트의 웹 마스터 다.
나는 세의 아버지 다.
물론 이러한 책임 중 일부는 다른 것보다 시간이 많이 걸리고 각 영역의 부하는 정적이 아니지만 일반적으로 모든 공을 공중에 유지 관리합니다. 나는 근본적으로 네 가지로 이것을 내려 놓았습니다.
인생을 통제하지 못하게하는 방법 | 알버트 호보 함 | TEDxKTH
나는 나와 힘을 합친 팀을 가지고있다.
가능하다면 나는 그 일을하는 사람들이 그들의 지역에서 결정을 내릴 수 있도록 허용한다.
나는 엄격하게 나의 시간을 계획한다.
나는 내 이메일을 제어한다.
이 마지막 항목은 처음 세 가지와 비교하면 사소한 것처럼 보일 수 있지만 나에게있어이 시대의 어떤 것도 관리되지 않는 전자 메일로 직장 생활을 쉽게 파괴 할 수는 없습니다.!
수십억 개의 이메일이 이제 지구상을 매일 (시간 단위가 아닐지라도) 여행합니다. 이것은 우리에게 전 세대에 상상할 수 없었던 방식으로 전 세계 모든 사람들과 연결하고 의사 소통 할 수있는 기회를 제공하기 때문에 아주 좋습니다. 같은 이유로, 그것은 또한 당신의 일생을 대신 할 수 있습니다..
나는 일반적으로 하루에 150 ~ 200 개의 이메일을 받는다. 나는 그 숫자의 몇 배나되는 사람들을 알고있다. 어떤 사람들은 소수에 불과하지만 관리가 활발해질수록 더 많은 이메일을 받게됩니다. 피할 수없는 일입니다. 트릭은 이들을 다루기위한 전략을 갖는 것입니다. 가능한 한 간단하게 내 전략을 설명하겠습니다. 세 단계가 있습니다.
1 단계 : 좋은 스팸 필터 사용
내가 150 ~ 200 개의 이메일을받는다면 합법적 인 이메일입니다. 내가 모든 viagra-selling 전자 메일과 나에게 지시되는 다른 쓰레기를 추가한다면, 그 수는 그 두 배가 될 것이다..
저는 2 년 전에 스팸 방지를 사용하여 스팸 메일을 처리하기 시작했으며 누구에게나 추천합니다. 여기에 대해서는 더 이상 말하지 않을 것입니다. 스팸 방지 솔루션에 대한 전체 기사를 작성 했으므로 여기에서 읽을 수 있습니다..
이것이 첫 번째 단계입니다. 스팸으로부터 벗어나십시오.
2 단계 : 자동받은 편지함 사용 중지
이것은 시스템에서 가장 중요한 단계입니다. 네가 할 때까지, 너는 평화가 없을거야..
많은 것들이 가장 잘 계획된 근무일을 방해 할 것이라고 위협합니다.
예기치 않게 문을 여는 사람들
기대하지 않았던 전화
사무원이 사람과 전화를 모두 차단할 수는 있지만받은 편지함에서 2 분마다 호루라기를하면 누군가에게 새로운 메시지가 있음을 알리는 것이 무엇이겠습니까??
당연히 붓기받은 편지함을 무시할 수는 있지만 10 분마다 알려주는 작은 알림 휘슬이 나올 때, 그것은 낡은 물 고문처럼 될 수 있습니다 - 물방울, 물방울, 이마에 물방울이 떨어집니다. 그것은 당신의 관심을 끄는 것을 계속하고, 조만간 당신의 호기심은 당신의 더 나은 것을 얻습니다. ';그 사람이 누군지 궁금해. 내게 연락하려고?'; 그래서 당신은 정점을 잡습니다. 갑자기 예정된 일들이 빗 나갔습니다..
IT 꺼짐!
이것의 다른면은 당연히 모든 이메일을 수동으로 다운로드 할 수있는 시간 (또는 시간)을 예약해야한다는 것입니다.
당신의 마음이 합리적으로 날카로운 시간을 고르십시오. 나는 실제로 나의 것을 두 번 확인한다 - 아침에 첫번째 물건과 저녁 늦게.
비슷한 양의 이메일을받는다면 한 시간 정도는 더 기다려주세요. 5 분 안에 100 건의 이메일을 처리 할 수 없지만 영원히 끌리지는 않을 것입니다. 다음 단계에서 왜 그런지 알 수 있습니다..
3 단계 : 분열과 정복
이것은 마지막 단계이며 합리적으로 무자비하게 완료해야합니다..
받은 편지함에는 3 가지 종류의 전자 메일이 있습니다.
즉시 버려 질 수있는 물건
처리 할 전자 메일이 2 분 미만입니다.
처리하는 데 2 분 이상 걸리는 이메일
절차는 다음과 같습니다.
첫째, 모든 이메일을 다운로드 한 다음 일회용품을 던지면서 수집합니다..
더미를 통해 바로 작업하고, 필터를 통해 스팸 이메일을 가져오고, 관련이없는 시스템 오류 메시지를 보내고, 보낸 적이없는 이메일을 보냅니다 (일부 스팸 발송자가 주소를 도용했기 때문에). 너는 그 순간에 너와 관련이 없다는 걸.
Outlook에서 ';찾기';기능을 사용하여 그룹에서이 기능을 사용합니다. 나는 누군가가 나의 autoresponders의 한을 구독했다는 것을 저에게 말하는 알리는 전자 우편을 검사하기 위하여 예를 들면 :구독:에 수색을,한다. 한 무리를 스캔하여 그들이 진짜 주소인지 확인한 후에는 그 주소를 삭제합니다..
이제이 도용은받은 편지함의 크기를 최소한 절반으로 줄여야합니다. 다음 단계는 말뚝의 나머지 부분을 통과하고 2 분 미만이 소요되는 응답이 필요한 모든 것에 응답하는 것입니다..
그 배달에 ';예';라고 대답 할 수 있습니다. ';아니오';라고 말하면됩니다. 생일 축하 원한 사람에게 ';감사합니다';라고 말하면됩니다..
나는 일반적으로 내가 2 분 이내에 이메일을 정기적으로주고받는 사람들의 4 분의 3에게 진정한 응답을 할 수 있음을 발견했다. 아버지 데이브 (Dave)의 아버지는 안된다. 좋은 이메일 커뮤니케이션 가이드 라인 1 : 사람들과 효율적으로 거래한다고해서 상관하지 않는다는 의미는 아닙니다.!
이 단계를 완료 한 후에는 일반적으로 시작한 이메일의 90 % 이상을 처리했습니다. 이제 여기에 마지막 트릭이 있습니다. -
다른 시간에 무엇이 남았는지 일정
나는 일반적으로 심각한 관심을 기울일 이메일 3 ~ 10 개를 남겨두고있다. 나는 그들에게 필요한 시간을 할애 할 수있는 기간 동안 그들을 스케줄한다. 이점은 여러 가지가 있습니다.
심각한 전자 메일은 긴 전자 메일 응답 세션이 끝날 때 압박받는 대신에 그들이 당연히주의를 끌게합니다.
이제 다른 예약 된 작업으로 돌아갈 수 있습니다..
장기간의 관계에 도움이 될 수있는 사람들과의 커뮤니케이션에 리듬을 소개합니다..
이 마지막 점의 중요성은 모든 사람에게 즉시 명백하지 않을 수도 있지만 특히 목사로서 나와 관련이 있습니다..
나는 상담의 수준을 요구하는 중요한 문제로 많은 사람들이 저에게 편지를 쓰게됩니다. 처음에 도움을 요청하는 소리에 신속하게 대답하려고 노력하는 동안 관계가 계속되는 대화로 발전하면 통신 프로세스를 하루에 하나의 응답으로 늦추는 것이 매우 도움이된다는 것을 알게되었습니다.
이것은 내가 말한 사람이 시간에 대해 말한 것을 생각하게하고 그들이 나에게 지나치게 의존하게되는 것을 방지합니다. 또한 압도보다는 관계에 대해 긍정적 인 느낌을 갖게 해줍니다..
좋은 이메일 프로그램이 있는지 확인하십시오.
이 시스템을 사용하는 것에 대한 견해와 볼트에 관해서는 Microsoft Outlook이 저에게 큰 도움이된다는 것을 알았습니다 (Outlook Express가 아니라 Outlook Express를 뜻함)..
어떤 프로그램을 사용하든 전자 메일을 작업으로 전환하고 작업을 일정에 곧바로 예약 할 수 있도록하는 데 많은 도움이됩니다. Outlook을 사용하면이 작업이 간단 해집니다. 작업을 만들고 전자 메일을 작업에 삽입 한 다음 작업을 일정에 삽입합니다. 어쩌면이 점에서 당신에게 똑같이 잘 작동하는 또 다른 프로그램이있을 것입니다. 그렇다면 훌륭한!
글쎄, 그게 다야! 이메일을 제어하면 전체 시간 관리가 훨씬 쉬워집니다. 나는 이것이 당신에게 더 많은 시간을 줄 것이라고 보장 할 수 없습니다. 당신이 나를 좋아한다면, 그것은 당신이 당신의 스케줄에 더 많은 것을 쥐어 짜낼 수 있다는 것을 의미 할 수도 있지만, 그것은 다른 기사 (다른 누군가가 쓰는 것이 가장 좋습니다)의 주제입니다..