지난 10 년 동안 사람들은 그들과 의사 소통하기보다는 다른 사람들에게 깊은 인상을 심어 줬습니다. 많은 비즈니스 작가들은 아무도 말하지 않은 공식 언어와 다중 음절 단어를 사용했습니다 ( :그럼에도 불구하고:와 같은). 변호사들은 아직도 이런 식으로 말하고 글을 씁니까? 복잡하고 불필요한 작문 스타일.
오늘날의 비즈니스 스타일은 덜 형식적이고 훨씬 낫습니다. 빠르게 변화하는 정보가 쏟아지는 세상에서 제대로 쓰기 위해서는 명확성과 간결성을 모두 포용해야합니다..
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다음은 더 나은 비즈니스 문서를 작성하기위한 5 가지 필수 팁입니다.
1. 8 학년 레벨 아래에 작성하십시오. 어떤 작가들은 이것이 독자들에게 모욕을 줄 수 있다고 걱정합니까? 지성. 실제로, 아무도 뭔가 이해하기가 쉽지 않다고 불평하는 사람은 없습니다. 연구에 따르면 8 학년 수준 아래에 글을 쓰면 최상의 결과를 얻을 수 있습니다. 당신의 독자는 바보가 아닙니다; 복잡한 메시지를 처리하고 기억할 시간이 없습니다..
MS Word를 사용할 때 필독의 가독성을 확인하는 방법은 다음과 같습니다. :도구:에서 :옵션:을 클릭 한 다음 :맞춤법 및 문법:을 클릭하십시오. :철자로 문법 검사:상자와 :가독성 통계 표시:상자를 선택한 다음 :확인:을 클릭하십시오. 다음에 맞춤법 검사를 완료하면 독서 수준에 대한 정보가 표시됩니다. :Flesch-Kincaid 학년 수준:이 8 이상이면 문서를 쉽게 이해할 수 있도록 편집하십시오. 또한 www.ReadabilityFormulas.com을 방문하여 무료 가독성 공식 테스터를 사용하여 자료의 읽기 수준을 결정할 수 있습니다.
2. 즉시 그 지점으로 가십시오. 일반적으로 첫 번째 문장에서 귀하의 서신에 대한 이유를 설명하십시오.
Good : :우리는이 직책을 채우고 신청서를 수락하지 않습니다.:
나쁜 점 : :불행히도, 귀하가 신청 한 직위는 이미 채워져 있으므로 더 이상 신청을하지 않습니다.:
3. 능동적으로하십시오 (수동적이 아닌 능동적 인 음성을 사용하십시오). 수동적 인 목소리로 글을 쓸 때, 어리석은 문장을 쓸 수 있습니다. 대신 명확하고 효과적인 작업을 위해 활성 음성으로 작성하십시오..
Active Voice : :우리는 귀하의 아이디어가 마음에 들며 올해 말까지 구현할 것입니다.:
패시브 보이스 (Passive Voice) : :제안한 아이디어가 검토되고 받아 들여지고 적절한 것으로 판명되었습니다. 연말까지 완료 될 목표로 구현 일정이 개발되었습니다.:
4. 더 적은 단어를 사용하십시오. 사람들은 바쁘다. 간단히 말하다!
Good : :우리는 성희롱을 용납하지 않을 것입니다. 첨부 된 정책을 읽으십시오. 질문이 있으면 Smith에게 전화하십시오.:
나쁜 점 : :모든 직원에게이 조직의 어떠한 상황에서도 성희롱은 용인되지 않는다는 것을 모든 직원에게 알리는 것입니다.이 주제에 대한 회사의 입장을 명확히하기 위해 첨부 된 정책이 개발되어 제공됩니다. 이 중요한 문제에 대한 귀하의 협조에 감사 드리며, 추가 도움이 필요하거나이 문제에 대한 추가 정보를 제공 할 수 있다면 주저하지 말고 Smith에게 연락하십시오. :
5. 명확한 행동 촉구를 포함시킵니다. 당신이 알려주는 것 이외의 목적을 위해 글을 쓰고 있다면 독자들에게 그들이 원하는 것을 정확히 말해주십시오..
Good : :12 번 블록에 첨부 된 양식에 서명하고 6 월 1 일까지 나에게 돌려 보내주십시오.:
나쁜 : :가능한 한 빨리 동의의 표시를받는 것이 우리의 바람입니다.:
보너스 팁 :
6. 번호를 반복하지 마십시오. 숫자를 철자하고 괄호 안에 숫자를 반복하는 것은 불필요하고 불필요합니다. 이 기본 규칙을 사용하십시오 : 10 분 미만 또는 문장 시작, 철자; 10보다 큰 숫자는 숫자를 사용하십시오. 둘 다하지 마라.!
Good : :우리는 13 개의 샘플을 수집했습니다.:
나쁜 : :13 개의 샘플이 수집되었습니다.:
많은 작가와 비 작가는 StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com)라는 평범한 영어 편집기를 사용하여 간단하고 명확하며 정확하게 작성합니다.
요약하면, 귀하는 구두로 의사 소통하는 것과 비슷한 형식과 양식으로 사업 서신을 작성해야합니다. 번역 : 당신이 이야기하는 것처럼 쓰십시오..